Dossier Kommunikation: Das Büro ist nur ein Tool
Unser Zusammenarbeit verändert sich rasant. Und diese Veränderung bringt zwar ungeahnte Chancen – birgt aber gleichzeitig auch mächtige Risiken. Eine Schlüsselvaribale für eine erfolgreiche Adaption von New Work: Kommunikation. Denn auch die Räume, in denen innerhalb von Unternehmen kommuniziert wird, entwickeln sich weiter. Sie werden digitaler und weitflächiger. Saßen früher Kollegen nebeneinander an ihren Schreibtischen, liegen heute womöglich hunderte Kilometer zwischen ihnen, eventuell sogar ganze Zeitzonen. Remote-Arbeitsplätze sind eine Option, Mitarbeiter zu halten oder gar zu rekrutieren – sie verlangen aber auch neue Formen digitaler Organisation.
Mit vielen Expertinnen und Experten haben wir in den vergangenen Wochen gesprochen – und dabei viel gelernt. GrowSmarter.de soll ja genau das sein: Eine Plattform für schlaue Macherinnen und Macher, die uns mit ihrem Wissen und ihren Erfahrungen voranbringen. Drei dieser Persönlichkeiten haben uns besonders beeindruckt. Ihre Learnings sind für jeden Unternehmer, für jede Führungskraft und ja, auch für jeden Mitarbeiter interessant.
Christoph Magnussen, CEO Blackboat
Christoph Magnussen ist der -Lieblingsrockstar ihrer Wahl einsetzen- der New Work. Mit seinem Podcast "On The Way To New Work" reist er mit Kumpel Michael Trautmann durch die Welt – und inspiriert damit die wichtigsten Führungskräfte im Land. Im Interview erklärte er uns: "Das Büro ist nur ein Tool zur Kollaboration".
Ein Auszug:
Wie splittet sich Deine Zeit auf in puncto Homeoffice, Reisen und Büro?
Das kann ich nicht pauschal sagen, es ist immer unterschiedlich. Es gab im vergangenen Jahr Zeiten, da habe ich nur 20 Prozent im Büro verbracht und die restliche Zeit von zuhause oder unterwegs gearbeitet. Bei uns ist das Büro auch nur ein Tool für die Zusammenarbeit. Zu beachten ist: Es muss nicht immer das richtige Tool sein.
Bei Dir genießen die Angestellten viele Freiheiten. Wo wird effektiver gearbeitet – in Büros oder in den eigenen vier Wänden?
Auch das ist immer unterschiedlich. Dabei kommt es nicht nur auf den Mitarbeiter an, sondern auf die Umgebung und welchen Einfluss diese auf die Aufgaben nimmt. Ein Arbeitsplatz ist ja, wie gesagt, nichts anderes als ein Tool. Muss ich viel schreiben und individuell planen, ist das ruhige und private Arbeitszimmer das bestmögliche Werkzeug. Keine Ablenkung, kein klingelndes Telefon. Genauso sind Meetings und der gegenseitige Austausch Werkzeuge, die sehr effektiv sein können.
Beat Bühlmann, General-Manager Evernote EMEA
Beat Bühlmann macht Kreuzfahrten, wenn er ein Buch schreiben will. Alles abgeklärt mit der Familie, versteht sich. Bühlmann ist Kommunikation wichtig, vor allem der Kanal. Denn: Falsche Kanäle führen zum "Tripple Overload". Bühlmann hat uns erklärt, wie man richtig kommuniziert.
Ein Auszug:
Ich möchte mal ein konkretes Beispiel für ein Problem hören.
Nehmen wir den “Triple Overload”. Dafür haben wir klare Zahlen ermittelt und in einem Whitepaper veröffentlicht.
Was für Zahlen?
2,5 Stunden sucht der durchschnittliche Wissensarbeiter pro Tag nach Daten und Informationen. Das sind ein Drittel der Arbeitszeit und damit auch der Lohnkosten. Dazu versickern bis zu 80 Prozent der Arbeitszeit in Kommunikationsabläufen. Mails, Telefonate, Messenger, Meetings - jeder weiß: so viel Zeit zum Arbeiten bleibt danach gar nicht mehr. Dazu kommt: Im Schnitt bekommen Angestellte alle drei bis fünf Minuten eine Notification. Konzentriertes und damit effektives Arbeiten ist da kaum möglich. Zumal Forscher gerade an dem Nachweis arbeiten, dass diese kognitiven Unterbrechungen Burnouts fördern. Die Mitarbeiter werden jeden Tag massiv mit Daten und Informationen überfrachtet.
Was die Hauptursache?
Unter anderem, dass wir Kommunikation nie richtig gelernt haben.
Christian Stummeyer, Professor an der TU Ingolstadt
Christian Stummeyer ist einer der führenden Wirtschaftsdenker in Deutschland. Auch in China war eine Expertise jüngst im Rahmen einer Gastprofessur gefragt. GrowSmarter.de hat er seine drei Learnings verraten. Unter anderem zu einem ärgerlichen Kommunikationsproblem.
Learning1: Binde Dein Team und Deine Mitarbeiter stets ein
Im Jahr 1998 habe ich ein Unternehmen beratend begleitet, das in der Produktion effizienter arbeiten wollte. Vereinfacht gesagt ging es darum, die Menge an Vorprodukten in der Werkshalle zu senken. Berechnungen und Simulationen ergaben, dass die Produktion mit einem Produktionsvorrat von einer halben Palette Material vor jeder Maschine in der Halle effizienter ablaufen würde als mit zwei Paletten – hierdurch waren zum Teil Logistikwege verstellt und es war eng.
In der Theorie funktionierte alles wunderbar. Das Problem war: Das Ergebnis war in der Realität ein anderes. Die Effizienz der Produktion sank nach der Optimierung, und das deutlich.
Was sich herausstellte: Die zwei Paletten Arbeitsvorrat vor jeder Maschine hatten die Mitarbeiter in der Produktion extrem motiviert. Sie schlossen aus der Menge an Arbeit vor den Maschinen auf die generelle Auftragslage des Unternehmens. Als plötzlich nur noch durchschnittlich eine halbe Palette bereitstand, befürchteten sie, dass die Auftragslage schlecht wäre und ihnen – wie schon Jahre zuvor – Kurzarbeit drohe. Deshalb sank die Arbeitsleistung in der Produktion beträchtlich. Sie dachten: Wenn wir die Arbeit nicht schaffen, gibt es auch keine Kurzarbeit.
Aus diesem Beispiel habe ich gelernt, wie wichtig es ist, jeden Mitarbeiter auf jeder Ebene offen und transparent zu informieren. Veränderungen, Entscheidungen und Ziele müssen verständlich erklärt werden. Bei Veränderung müssen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Reise mitgenommen werden – von der Führungsetage bis in die Produktion.
Key-Learning: Beziehe Deine Mitarbeiter in jede Veränderung mit ein!
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