Dossier: Wie Homeoffice erfolgreich gelingt

Der UX-Experte Niklas Jordan und IT-Crack Gérard Kühnel (beide MANDARIN MEDIEN) geben dir in einer kostenlosen Videosession die wichtigsten Tipps für dein Homeoffice. Sie zeigen, wie deine Selbstorganisation schnell und erfolgreich gelingt. Und sie informieren dich über Tools, die deine digitale Zusammenarbeit mit Kollegen erleichtern. Homeoffice ist eine Herausforderung, kann aber auch Chance sein für mehr Effizienz und Produktivität.

1. Dein Arbeitsplatz

Erstelle dir einen Zeitplan, um konzentriert zu arbeiten. Während der definierten Arbeitsphasen solltest du auf Haushaltstätigkeiten wie Aufräumen oder Wäschewaschen verzichten. Plane dir wie im "gewöhnlichen" Büroalltag bewusste Pausen ein. Diese solltest du nutzen, fürs Mittag zum Beispiel. Richte dir außerdem einen "normalen" Arbeitsplatz ein und arbeite nicht vom Bett oder von der Couch aus. Wichtig sind zudem eine ausreichende Beleuchtung, regelmäßiges Lüften und eine ergonomische Arbeitshaltung. Dafür solltest du folgende Punkte beachten:

1. Beine sollten im 90-Grad-Winkel stehen
2. Arme 90 Grad zur Tischoberfläche
3. 50-80 cm Abstand zum Monitor
4. Blick leicht gesenkt (35 Grad)

2. Deine Routinen

Lebe und arbeite weiter in gewohnten Abläufen und simuliere deinen normalen Berufsalltag. Das heißt: anziehen, duschen, frühstücken. Eine Jogginghose ist vielleicht bequem, aber tatsächlich nicht die ideale Lösung für das Homeoffice. 

Definiere reguläre Arbeitszeiten und halte dich an diese. Bestimme gemeinsam mit deinem Team eine Kernarbeitszeit, in der dich deine Kollegen problemlos erreichen können. Starte zudem mit einem sogenannten "Team Daily" in den Tag. Hier besprichst du mit deinen Kollegen die aktuelle Lage, ToDos und mögliche Probleme. 

Konkrete Handlungsempfehlungen:

• Iss nicht am Platz.
• Setze dich an einen Schreibtisch.
• Plane deinen Tag wie im Büro (mit festen Pausenzeiten).
• Vermeide Ablenkung. Lass also den Fernseher aus und deaktiviere unnötige Benachrichtigungen (Notifications).
• Stelle dir eine Schale mit Nüssen (gut für die Konzentration) und geschnittenem Obst/Gemüse auf den Tisch.
• Bereite dich auf den Arbeitstag vor, bevor die Arbeit beginnt.
• Gehe mittags an die frische Luft.

3. Deine effizienten Meetings

Egal, ob on- oder offline: Meetings benötigen immer klare Regeln. Pünktlichkeit, Höflichkeit und vor allem das "Ausredenlassen" sind online teilweise noch wichtiger als im analogen Leben. Zudem solltest du vor jedem Meeting deine Hardware kontrollieren und deine Rahmenbedingungen testen. Ist die Internetverbindung stabil? Funktionieren Mikrofon, Webcam und Kopfhörer? 

Weitere Tipps:

• In dem Termin gleich den Link für den virtuellen Konferenzraum hinterlegen.
• Vorab den Moderator festlegen (z. B. den Einladenden).
• Protokoll führen und später die Doings in ein Tool für die Aufgabenverwaltung übertragen.
• Toolmaster bestimmen, der Kollegen bei Einrichtungsschwierigkeiten unterstützt.

4. Deine Kinderbetreuung

Hier gilt generell: Was für dich gut ist, kann auch deinen Kindern helfen. Organisiere ihren Alltag und nutze digitale Lernangebote. Das verschafft Kindern die notwendige Orientierung im Alltag. Du solltest für sie einen Stundenplan mit klaren Zeiten definieren, inklusive normaler Pausen und einer "große Pause" an der frischen Luft. Auch profitieren Kinder von einem festen Arbeitsplatz. 

Hier findest du Lernangebote:

• Suchmaschine für Bildungsmedien
• Öffentlichrechtliche Bildungsplattform Planet Schule
• Vorschläge für gute Nachhilfe-YouTuber vom Bundesministerium
• Virtuelle Bildungsanbieter
• Anton: Lern-App für Smartphones und im Web & Scoyo kostenfrei nutzbar
• Kika: Tipps zum effektive Arbeiten zuhause mit Kindern
• Homeoffice: 7 Tipps, wie die Arbeit mit Kind im Haus klappt

Weitere Angebote können sogar ausfallende Kulturbesuche oder den Sportunterricht ersetzen:

• Virtuelle Museen
• Digitaler Sportunterricht für Kinder von Alba Berlin

5. Deine mentale Gesundheit

Auch neben dem Job solltest du dir körperliche und mental herausfordernde Aktivitäten in den eigenen vier Wänden suchen. Zum Beispiel: Fotos sortieren, aufräumen, putzen, Brot backen, lesen. Komplette Tage auf dem Sofa (inklusive Netflix) können dich langfristig stressen. Viel besser: Solange es möglich ist, draußen spazieren zu gehen, solltest du das tun. Vermeide dabei aber unbedingt direkten Kontakt zu deinen Mitmenschen. Für mehr Bewegung innerhalb der Wohnung gibt es zahlreiche Angebote.

• Fitness-Apps für Workouts
• YouTube-Yoga
• Heimlich tanzen

6. Deine Prozesse

Nicht für jedes Problem braucht es sofort eine technische Lösung. Manchmal ist es sinnvoller, sich vorab einige Fragen zu stellen. Wie können intern Arbeitsprozesse der Situation entsprechend angepasst oder vereinfacht werden? Können wir Workflows abwandeln? Über diese Fragen sollten vor allem Unternehmer und Führungskräfte nachdenken. Zentral koordinierte Vorgaben vermeiden "Wildwuchs". Es braucht klare Regeln für folgende Fragen: Auf welchen Kanälen kommunizieren die Mitarbeiter? Gibt es Kernarbeitszeiten? In welchen Intervallen werden Mails abgerufen?

Bereits bestehende Lösungen sollten bestenfalls weiterhin genutzt und im Home Office verfügbar gemacht werden. VPN oder Teamviewer sind Alternativen. Und das Wichtigste zum Schluss: Datenschutz nicht vergessen!

7. Deine Google G-Suite

Google bietet mit der G-Suite eine Cloud-Lösung, die in der aktuellen Situation helfen kann. Über die Cloud können alle Mitarbeiter auch von außerhalb auf Daten zugreifen. Für diejenigen, die das Tool nicht nutzen, gibt es gute Nachrichten: Man kann sofort einsteigen, monatlich bezahlen und kündigen. Bezahlt wird nur für die User, die das Angebot nutzen.

Weitere Vorteile:

• Mail & Kalender: Jeder kann seinen Kalender mit seinen Kollegen teilen. Das sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und weniger Nachfragen. Das "Wann bist du wo" hat sich erledigt.  
• Word, Excel, PowerPoint: Dokumente können gleichzeitig von mehreren Kollegen bearbeitet werden. Vorteil: Du siehst sofort, was dein Kollege gerade ändert. Nichts muss händisch im Dokument aktualisiert werden.  
• Messenger: Über Rechner, Handy oder Festnetz wirst du ständig auf dem Laufenden gehalten, wenn du das möchtest. Egal, ob Meetings mit Hangout Telefonterminen oder Video-Konferenzen: Du wirst informiert – das klappt im Übrigen auch mit Kunden und Bewerbern.
• Alles funktioniert einfach im Webbrowser: Du musst keine zusätzliche Software installieren und kannst die G-Suite mit allen Funktionen sofort nutzen. Auch deine bestehende Infrastruktur kann angebunden werden.

8. Dein Microsoft Office 365

Microsoft bietet ähnliche Funktionen wie Google. Sie sind nahezu identisch. Die Unterschiede sind minimal und liegen im Detail. Die Empfehlung von Gérard: Die Google G-Suite ist an einigen Stellen leichter zu bedienen. Wenn aber die Mitarbeiter schon an Microsoft Office gewöhnt sind (an Word, Exchange, Outlook & Co.), lässt sich Office 365 natürlich leichter einführen.

Weitere Vorteile:

• Anbindung: Bestehende Infrastruktur kann angebunden werden. Für dich bedeutet das zum Beispiel, dass du deine bestehenden Passwörter weiterhin benutzen kannst.
• Preis: Ist ähnlich, wie der der G-Suite und du kannst auch monatlich buchen und kündigen.
• Funktionen: Dokumentenablage und -bearbeitung, Messenger-Funktionen, Mail und Kalender sind ähnlich wie bei Google von überall erreichbar.

9. Deine Tools

Neben den 360-Grad-Lösungen, die Google und Microsoft anbieten, empfehlen wir folgende Tools. Sie können auch nach Corona eine sinnvolle und nachhaltige Alternative für deine Büroorganisation sein.

• Slack: Chat-Programm mit zahlreichen Zusatzfunktionen. Steuert die interne Kommunikation. 
• Asana: Aufgaben verwalten und mit Kollegen teilen.
• Jitsi: Video- und Telefonkonferenzen komplett kostenlos durchführen.
• Google Drive: Gemeinsame Dateiablage und gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten.
• WeTransfer: Daten schnell von A nach B senden (größtenteils kostenlos).
• Teamviewer: Ermöglicht die Fernwartung.

10. Förderungen

go-digital:
Kleine und mittlere Unternehmen aufgepasst: Für euch gibt es vom Bund bis zu 50 Prozent Zuschuss für digitale Projekte. Und wegen Corona sind die Auflagen gelockert worden. Jetzt lassen sich Homeoffice-Einrichtungen fördern. Noch dazu gehts schneller: Antragstellungen wurden beschleunigt, um schneller helfen zu können. Weitere Infos bekommst du hier.

Stifter-helfen:
Hier dürfen wohltätige Unternehmen und Vereine hellhörig werden: Wenn du mit deinem Unternehmen eine Gemeinnützigkeit nachweisen kannst, bekommst du für viele Tools kostenlose Lizenzen. Zum Beispiel für: Microsoft, Google, Slack und weitere. Informier dich hier.

Außerdem: Leseempfehlungen

• Die Informationsplattform von Digitales-MV
• Der Homeoffice Guide von t3n
• Für Führungskräfte: Wie man erfolgreich virtuelle Teams führt
• Erfahrene Gesprächspartner in Krisenzeiten aus M-V