Kurze To-Do-Listen sind effektiver als lange

1. Der Tag hat nur 24 Stunden

Ich war immer besonders gut darin, mir sehr lange To-Do-Listen zu schreiben. Ich nahm mir sehr viel vor, plante eifrig, war motiviert und stellte nach zwei bis drei Stunden fest: Das geht sich nie und nimmer aus. Das schaffe ich heute nicht. Das ist extrem demotivierend und frustrierend. Und natürlich auch ein belastendes Gefühl, wenn man seine Arbeit nicht schafft. Ich war jedenfalls sehr selten mit meiner Leistung zufrieden.

Irgendwann habe ich eingesehen, dass ein Tag nur 24 Stunden hat. Und dass dieser Tag sich nicht nur in Arbeitszeit aufteilt, sondern auch in viele andere Phasen, die genauso wichtig sind für meine eigene Produktivität. Erholung zum Beispiel. Ich habe angefangen, meine To-Do-Listen zu raffen. Sie wurden deutlich kürzer. Ich konzentrierte mich auf die Top-Aufgaben. Auf die, die wirklich eilig oder wichtig sind. Ich ließ das, was ich gerne schaffen würde, aber eben nicht schaffen muss, raus.

Seitdem kann ich sagen: An 80 Prozent der Tage hake ich jeden Punkt meiner Liste ab. Und es gibt doch im Arbeitsalltag nichts Schöneres, als seine Aufgaben schnell und sauber erledigt zu haben.

Key-Learning: Kurze To-Do-Listen sind effizienter als lange.

Der Podcast von Thomas Mangold:

2. Lerne "Nein" zu sagen

Man kennt es ja: Kurz vor dem Feierabend, am Ende des Tages, kommt noch ein Auftrag, eine Bitte oder etwas Ähnliches. "Kannst Du nicht noch...?" Früher habe ich immer "Ja" gesagt. Und das war ein Fehler. Ich habe gelernt, "Nein" zu sagen, auch wenn das nicht einfach ist. Das Nein gilt für mich vor allem für "unabsagbare" Zeiten. Diese Zeiten betreffen mich persönlich, sind meine Freizeit, meinen Freiraum. Diese sind fest im Kalender geblockt und werden von mir mittlerweile am höchsten priorisiert. Oder um es anders zu sagen: Sie sind nicht verhandelbar.

Wenn man langfristig produktiv sein möchte, braucht es diesen Freiraum. Es geht darum, abzuschalten und nachzudenken. Beim Sport. In der Therme. Mit einem guten Buch. Also bei Dingen, die man gerne tut. In diesen Phasen kann ich mir sehr genau Ziele setzen und mein Handeln reflektieren. Und das wirkt sich unmittelbar auf meine Produktivität Job aus.

Key-Learning: Man muss "Nein" sagen können.

3. Tägliche Prioritäten

Als Unternehmer muss ich langfristig denken. Das ist wichtig, doch genauso sind tägliche Prozesse extrem förderlich für die eigene Produktivität. Ich habe mir vier Rituale geschaffen, die ich jeden Tag umsetzen will.

• Bevor ich anfange, priorisiere ich meine Aufgaben. Von sehr wichtig bis eher unwichtig. Damit kann ich meine Leistungskraft auf die wesentlichen Punkte des Arbeitstages konzentrieren.
• Ich bin dankbar für positive Erlebnisse. Damit ich das nicht vergesse, habe ich bestimmte Trigger: Zum Beispiel die Sirene eines Krankenwagens. Ich bin dankbar, dass ich nicht in diesem Fahrzeug transportiert werden muss oder der Grund des Einsatzes bin. Dann suche ich in den vergangenen Stunden nach Dingen, für die ich ganz konkret dankbar sein kann.
• Sport und frische Luft. Das muss nicht immer eine harte Einheit sein, ein Spaziergang genügt manchmal. Aber während der Arbeitszeit oder direkt danach rauszukommen, hilft extrem bei der Produktivität.
• Einen Kaffee genießen. Wir trinken ihn auf dem Weg zur Arbeit oder neben der Arbeit – das ist kein Genießen. Ich habe mir angewöhnt, mir einmal am Tag 15 Minuten ohne Hektik zu nehmen. Die sind kostbar für mich.

Key-Learning: 15 Minuten ohne Hektik sind kostbar.

Die Bücher von Thomas Mangold:

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